Pourquoi choisir de devenir secrétaire ?

Publié le 31.01.2019 | Rédigé par Cécile Caitucoli | 3 minutes de lecture

Avec les nouvelles technologies, le métier de secrétaire a beaucoup évolué. Dans le secteur public ou privé comme dans le domaine médical, le/la secrétaire est plus présent(e) que jamais. On peut donc choisir de devenir secrétaire parce que c’est un moyen de trouver un emploi d’avenir. Vous êtes attiré par les métiers du secrétariat ? Vous envisagez de suivre une formation de secrétaire ? Des compétences requises aux débouchés possibles, découvrez les principales informations à connaître.

Quelles sont les qualités humaines requises pour obtenir un poste de secrétaire ?

Le secrétaire est toujours polyvalent. Toutefois, indépendamment de l’environnement professionnel, certaines qualités humaines sont indispensables. Voici les principales :

• Posséder un bon sens relationnel (communication et sens du contact humain)
• Être organisé et méthodique (savoir gérer plusieurs tâches administratives notamment)
• Faire preuve de rigueur et de discrétion (confidentialité, secret professionnel…)

Si vous prévoyez d’être secrétaire médical, votre empathie sera une vertu appréciée puisqu’il faut pouvoir accompagner et rassurer les patients. Par ailleurs, une bonne présentation constitue un avantage car vous incarnez souvent le premier contact entre l’entreprise ou le service, et le client ou l’usager.

Le secrétariat est-il réservé aux femmes ?

Le secrétariat se pense souvent au féminin : de la secrétaire assistante à la secrétaire de direction en passant par la secrétaire médicale. Historiquement, pourtant, l’emploi de secrétaire fut longtemps réservé aux hommes. La situation a changé avec l’avènement de la dactylographie.

Actuellement, les femmes sont majoritaires dans cette profession, mais rien n’empêche les hommes de se former ni de postuler. En soi, les qualités requises et les compétences professionnelles à acquérir sont accessibles aux uns comme aux autres.

Quelques compétences nécessaires pour débuter dans le secrétariat

Il y a un socle commun de connaissances que tout secrétaire doit avoir aujourd’hui, quel que soit son niveau de responsabilité et l’étendue de son domaine d’intervention.

• Une bonne aisance rédactionnelle (expression écrite, orthographe…)
• L’utilisation d’outils informatiques (en particulier des outils bureautiques : traitement de texte, logiciel comptable…)
• L’esprit d’analyse (capacité à rédiger une note de synthèse)

La compréhension de l’anglais est un complément indispensable pour être assistant secrétaire dans tous types d’entreprises, d’associations et de commerces.

Le savoir-faire spécifique pour se spécialiser

Outre le bilinguisme, voire le trilinguisme, être secrétaire commercial(e) nécessite une certaine maîtrise du marketing.

Le secrétaire comptable doit se sentir à l’aise face à un tableur et aux outils couramment utilisés en comptabilité / gestion. Quant au secrétaire juridique, il lui faudra avoir connaissance des textes de loi et règlements en matière de droit.

Pour travailler dans un cabinet médical, vous devez connaître la terminologie médicale. La formation de secrétaire médicale est en outre l’une des plus demandées. Enfin, du secrétaire de direction ou de l’assistant(e) de direction, on exige une bonne culture générale.

En fonction de l’expérience professionnelle, du niveau d’études, ou des centres d’intérêt, certains auront ainsi d’emblée plus de facilités dans telle voie. Toutefois, il existe certainement une formation en secrétariat qui s’accorde à votre profil.

Comment devenir secrétaire ?

En France, les candidats passent fréquemment par un bac technologique, un bac professionnel (par exemple un bac pro secrétariat, ou gestion administration), ou encore un Bac SMS (sciences et techniques médico-sociales)… selon la spécialisation désirée. Dans tous les cas, le niveau bac est exigé sur le marché de l’emploi. Beaucoup de bacheliers choisissent de décrocher un BTS assistant de gestion ou de direction.

En Suisse, pour trouver un travail de secrétaire, il est commun d’avoir d’abord un CFC d’employé de commerce. Cependant, de nombreuses formations diplômantes permettent d’apprendre tout ce qu’un secrétaire doit savoir. Des cours de secrétariat s’adressent aussi particulièrement à ceux qui recherchent une place d’apprentissage.

Trouver une formation pour se qualifier ou se réorienter

Que ce soit dans le cadre d’une reconversion professionnelle, en continuité avec vos expériences passées, ou pour accélérer une évolution de carrière, un type de formation correspond à vos ambitions. Exemples :

• Vous cherchez une formation qualifiante qui débouche donc sur un diplôme de secrétaire (de direction, commerce ou secrétaire assistant).
• Votre employeur exige une remise à niveau ou un élargissement de vos compétences dans un domaine précis.
• Exerçant déjà un métier en rapport avec la gestion administrative, la rédaction ou l’assistanat, vous aimeriez obtenir un niveau de spécialisation.

Les centres de formation donnent généralement le choix entre un programme complet et des modules à sélectionner selon ses besoins. Il peut s’agir d’un enseignement à distance ou en présentiel. L’offre de formation par alternance se développe également.

Travailler à domicile (télésecrétariat)

Le télé-secrétariat est en vogue car particulièrement accessible. Les prestations du secrétaire indépendant s’adressent aux particuliers comme aux professionnels. Si chacun peut proposer ses services quel que soit son parcours professionnel et même sans diplôme reconnu, la concurrence reste importante. Il vaut donc mieux inclure un apprentissage dans ce plan de carrière.